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¿Cómo implementar la automatización de procesos? Aquí te lo decimos

| Innovation + Tech |

En una época de gran competitividad y avances tecnológicos, las empresas se enfrentan al reto de llevar a cabo una transformación digital que optimice sus procesos y le permita adaptarse a los nuevos mercados y tendencias de consumo.

Entre las tecnologías empresariales que juegan un papel fundamental en la agilización de flujos de trabajo se encuentra la automatización robótica de procesos o RPA por sus siglas en inglés. Este software se encarga de realizar por sí mismo tareas repetitivas basadas en reglas como las que comúnmente se llevan a cabo en RRHH, contabilidad, finanzas, servicios TI, operaciones, etc.

Según una encuesta, el 53% de los participantes afirmaron que ya han iniciado con un proceso de automatización en su empresa. Se espera que en los próximos dos años aumente a 72% y que su adopción sea casi universal en un período de cinco años.

¿En qué casos se puede aplicar la automatización de procesos?

El primer paso para identificar qué tareas son aptas para RPA es observar procesos relevantes, de complejidad media, con una carga considerable de datos que exija a los trabajadores emplear muchas horas en actividades repetitivas. Estas son algunas características que se deben tomar en cuenta:

1. Son tareas altamente predecibles

De acuerdo con un estudio de Vanson Bourne, 63% de las empresas dedican una cuarta parte del tiempo a realizar tareas repetitivas de forma manual. Estas actividades, que poseen reglas bien definidas y flujos de trabajo que no varían, son candidatas para automatización. De esta forma, los empleados pueden centrarse en funciones y actividades más estratégicas de mayor valor e importancia.

2. Son procesos con excepciones muy limitadas o nulas

Al seguir reglas se obtienen resultados predecibles y muy rara vez surgen excepciones. Los procesos estables son ideales para RPA. Una vez que se pone en marcha la automatización de procesos en tareas simples, es posible implementarlo en procesos más complejos.

3. Tareas con propensión a errores

Tareas que implican el ingreso de datos de forma manual son propensas a errores, además están limitadas a los horarios de trabajo de los empleados. Estas tareas son altamente automatizables, por lo que se eliminan los fallos humanos y pueden llevarse a cabo las 24 horas, todos los días de la semana.

4. Flujos de trabajo que requieren múltiples sistemas informáticos

La automatización es aplicable en procesos que utilizan diversos sistemas informáticos propios o de terceros, integrándolos y favoreciendo la comunicación entre ellos.

Premisas para implementar un proceso de automatización

En una transformación digital de fondo, tiene el mismo peso tanto la adopción de nuevas tecnologías como la gestión de un cambio de mentalidad dentro de la empresa. Mientras RPA puede significar ventajas para la dirección, podría parecer una intromisión para el área de TI o generar incertidumbre en los colaboradores con respecto a ser suplantados por un software.

Es indispensable crear un plan para definir qué procesos pueden ser automatizados de forma gradual, tomando en cuenta los objetivos de la empresa, el tiempo y los recursos necesarios, el ROI, y el impacto que podría tener un RPA en la organización y en el capital humano. Asimismo, se debe incluir una estrategia de comunicación que responda interrogantes y temores de los empleados ante la presencia de los procesos robóticos.

Establecer funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo durante el proceso de implementación brinda certeza y permite que los empleados y los softwares trabajen en sintonía. Así se darán cuenta que el RPA podrá liberarlos de tareas manuales y monótonas para que puedan enfocarse en actividades de mayor valor, que impulsen su desarrollo profesional para generar un impacto positivo en la organización.

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SOBRE EL AUTOR
Esteban Patiño
Esteban Patiño

Art & UX Leader

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